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公司文件管理规定

来源:山东D速 阅读:20622 日期:2016年09月30日


 

    (一)总则 

    第一条   为了使公司公文处理工作规范化、制度化,规范文件管理提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据有关规定,结合本单位的实际情况,特制订本规定。 

    第二条    文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本单位上报下发的各种文件、资料。公文,是传达贯彻党和国家的方针政策、请示和答复问题、指导和商洽工作,报告情况、交流经验的重要工具,必须认真做好公文处理工作。 

    第三条  公文统一由行政办公文秘人员收发、分办、用印、立卷。 

    (二)收文的管理

    第四条    公文的签收 

    1.凡来司公启文件(除领导订启的外)均由司收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后交行政部门机要秘书或负责人拆封。在签收和拆封时,收发员和文档人员均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。 

2.对发来的文件,按文书分类处理: 

()机密类:具有专利性、独特技术性的资料及特定列管的业务机密文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号
    (
)A类:凡关系重大,足以影响公司权益的文书,应呈总经理核阅后始得分文办理。
    (
)B类:一般文书及经常性业务往来文书。
    (
)C类:一般通知或参考性的函件无须呈判者,仅登记分文直接交经办部门处理后归档。
    (
)其他类:与公司业务无直接关系之表报、宣传或印刷函件,无需收文、登记,可直接送有关部门参阅。

第五条   公文的编号保管 

    1.对上级及相关政府职能部门来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”,并分类登记编号、保管。须由单位承办或归档的公司领导亲启文件,厂领导启封后,也应交行政部门办理正常手续。

    2.外出人员开会带回的文件及资料应及时送交行政部门文档人员进行登记编号保管,不得个人保存。 

    第六条    公文的阅批与分转 

    1.凡正式文件均需由行政部门或公司办负责人根据文件内容和性质阅签后,由文档人员分送承办部门阅办,重要文件应呈送单位领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文件要即阅即办。 

    2.一般函、电、单据等,由文档人员直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件,应同主办单位联系后再分转处理。 

    3.为加速文件运转,应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门,如关系到两个以上业务部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊情况例外)。 

    第七条    文件的传阅与催办。 

    1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。 

    2.阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交回行政部门,阅批文件一般不得超过两天,阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”行政部门应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。 

    3.阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要,要办理借阅手续,以防止丢失泄密。 

    4.文件阅完后,应送交文档人员,切忌横传。 

    5.行政部门及领导秘书对文件负有催办检查督促的责任,承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散,如需备查,应按照有关保密规定,并征得同意后,予以复印或摘抄,原件应及时归档周转。   

    (三)发文的管理 

    第八条    发文的规定 

    1.全公司上报下发正式文件的权力集中在行政部门或领导特殊批示的单位,各分公司各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 

    2.各分公司、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向总公司行政部门提出发文申请,并将文件底稿交总公司审核,同意批示发文。 

3.对全公司影响较大,涉及两个以上领导分管范围的文件,须由总经理以上领导批准签发。其馀文件均由分管领导批准签发。

4. 红头文件,只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等,其他文件一般用公司信笺印发。 

    第九条    发文的范围: 

    1.凡是以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围。 

    2.下发文件主要用於: 

    (1)公布全公司规章制度; 

    (2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件; 

    (3)公布公司体制机构变动或干部任免事项; 

    (4)公布全公司性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定; 

    (5)发布有关奖惩决定和通报; 

    (6)其他有关全公司的重大事项; 

    3.上行文、外发文主要用於: 

    (1)对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定; 

    (2)同兄弟单位联系有关公司重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。 

    4.在公司日常生产、技术、经营管理、党群工作中,有关图纸图像、非经营活动、技术工艺、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,经分管领导批准后,由主管业务部门书面或口头通知执行,一般不用文件发布。 

    5.凡各业务部门如开专题会议所作的决定,一般都不应发文,不备查考,可以部门名义用《工作简讯》发会议纪要。 

    6.各业务部门与外单位发生的一般业务联系,可用各部门的名义对外发函(应各自编号备查)不用公司名义发文。 

    (四)发文程式与要求 

    第十条    发文程式规定: 

    1.各单位需要发文,应事先向行政部门发文提出申请; 

    2.分管领导同意发文时,主办单位应以企业规章制度和国家法令,上级指示或工作实际需要草拟文件初稿; 

    3.草拟文稿必须从全公司角度出发,做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。需要打印或用钢笔、中性笔、签字笔书写 。  

    4.有关领导与行政部门对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿;       

    10.经领导批准签发后的文稿交行政部门统一编号统一安排列印; 

    11.文件列印清样,应由拟稿人校对,校对人员应在发文稿上签名;交由主管领导签发。 

     (五)文件的借阅和清退 

    第十一条    各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件,需经本部门负责人签写便条,对有密级的文件须公司领导同意后方可借阅。 

    第十二条    借阅文件应严格履行借阅登记手续,就地阅看,按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录,不允许拆卷和在文件上勾划等。 

    第十三条   对承办的公文应抓紧催办,应定期对事情已经办妥的本公司文件和上级要求限期清退的文件,进行收缴清退工作。(一般为月底一小清,季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失,必须及时查明原因和责任者,并如实向领导报告。 

    第十四条   应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

    (六)文件的立卷与归档 

    第十五条    文件的归档范围: 

    1.凡下列文件统一分别由行政部门负责归档: 

    (1)上级机关来文,包括上级对公司报告、申请的批复; 

    (2)公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等; 

    (3)领导专项会议、公司办公会、中层干部会以及各种专业例会记录; 

    (4)召开的各种代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等; 

    (5)有保存价值的来信来访记录及处理结果; 

    (6)叁加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报表言材料等;

    (7)上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录,以及本公司向上级进行汇报的提纲和材料; 

    (8)反映本公司生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品; 

    (9)公司日志和大事记; 

    (10)公司向上级请示批复的文件及上报的有关材料。 

    2.业务部门,各分公司日常工作中形成的活动资料,由各部门分公司负责立卷归档。 

    第十六条    立卷要求 

    1.文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序,分门别类地进行整理归档。 

    2.立卷时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。 

    3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。 

    4.上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案室移交,清单一式两份。(接交单位各留存一份备查)。 

    (七)文件的销毁 

    第十七条    对於多馀、重复、过时和无保存价值的文件,文档管理部门应定期清理造册,并按上级有关规定,办理申请销毁手续。 

第十八条    经审核同意销毁的文件,应派专人负责监督销毁。

 

 

 

                                    

 

 

                                    山东D速网络管理中心

                                            2011-5-23


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